Politique de confidentialité

1. Champ d’application

L’Afeji Hauts-de-France accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions légales en la matière.

Le Règlement Européen relatif à la protection des données personnelles (RGPD) retient que les données personnelles doivent être traitées de façon licite, loyale, et transparente. Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après « Politique ») a pour objectif de vous fournir une information simple, claire sur les traitements de données à caractère personnel vous concernant, dans le cadre de votre navigation et des opérations réalisées sur notre site Internet.

2. Responsable de traitement

Dans le cadre de l’ensemble de nos activités, l’Afeji Hauts-de-France collecte et utilise des données personnelles en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « personne concernée »).

Pour l’ensemble des traitements, l’Afeji Hauts-de-France, Association loi 1901, immatriculée sous le N° 30457621801303 dont le siège social est situé 199 rue Colbert, CS 59029, 59043 LILLE Cedex, détermine les moyens et les finalités du traitement. Ainsi, nous agissons en tant que responsable de traitement, au sens de la réglementation relative aux données personnelles, et notamment du Règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant le respect par l’Afeji Hauts-de-France de la présente Politique, notre DPO est là pour répondre à toutes vos demandes, notamment pour exercer vos droits au titre de la LIL et du RGPD, relatives à vos données personnelles. Vous pouvez le joindre par mail à l’adresse suivante : dpo@afeji.org

3. Quelles données collectons-nous et comment ?

Dans le cadre de nos différentes activités, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« données personnelles »). C’est le cas notamment lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous êtes accueillis dans nos établissements ou services d’hébergement (Centre d’hébergement, accueil de jour, hébergement d’urgence, EHPAD, …), que vous participez à nos chantiers d’insertion, ou que vous êtes accueillis dans nos différents établissements et services médico-sociaux (IME, ITEP, Centres médico-psycho-sociaux, …).

La nature et la qualité des données personnelles collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec l’AFEJI Hauts-de-France dont les principales sont :

  • Données d’identification: cela comprend toute information qui nous permettrait de vous identifier, telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale ou électronique, ainsi que toute information fournie par vous dans le cadre de votre demande de contact et le cas échéant, le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de vos échanges avec l’Afeji Hauts-de-France.
  • Données de la vie personnelle: situation familiale, nombre d’enfants.
  • Données de la vie professionnelle: emploi, fonction, lieu de travail, compétences.
  • Données de connexion: ce sont toutes les informations dont nous avons besoin pour accéder à votre compte personnel, comme le mot de passe, et autres informations nécessaires à l’authentification et à l’accès à un compte, ou encore vos données de navigation, telles que votre adresse IP.
  • Données financières: cela correspond aux données bancaires, un RIB, des ressources, un salaire.
  • Données sensibles: l’Afeji Hauts-de-France peut collecter des données sensibles vous concernant, telles que des données de santé (pathologie, traitement, état psychique par exemple), des données judiciaires (mesures de protection, condamnations pénales, jugements, …) ou des données de handicap. Ces données sont strictement nécessaires à votre accompagnement et à votre prise en charge par l’Afeji Hauts-de-France. 
  • Données hautement personnelles : l’Afeji Hauts-de-France peut collecter votre numéro de sécurité sociale lorsqu’il est nécessaire à la réalisation de sa mission (réalisation de démarches administratives pour votre compte, établissement de fiches de paye, …).

L’Afeji Hauts-de-France veille à ce que la collecte de vos Données à caractère personnel soit pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à ses activités.

Vous êtes informés que certaines informations sont indispensables pour bénéficier de nos services (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de collecte, ces informations sont signalées par un astérisque). A défaut de nous les communiquer, nous ne serons pas en mesure de vous faire bénéficier des services concernés.

4. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles et comment ?

Nous collections vos données personnelles pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques.

Dans le cadre de la gestion de notre site internet, l’Afeji Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

FinalitésDonnées personnelles collectéesBases légales du traitementDurées de conservation
Nous utilisons ces données afin de :
- Vous contacter lorsque vous remplissez le formulaire de contact, ou déposer votre candidature
- Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiques (si accord)
- Vous envoyer notre Newsletter ou des informations personnalisées sur nos services en cas d’inscription
- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Internet
ConsentementLes données récoltées par le biais du formulaire sont conservées durant 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact

Conservation des coordonnées aux fins d’envoi de la Newsletter et de communications jusqu’à désinscription (via le lien de désinscription)
- Vous proposer des services personnalisés
- Contrôler et améliorer nos sites Internet et nos applications ;
- Sécuriser nos sites Internet/applications et assurer notre et votre protection contre la fraude.
- Identité
- Internet
Intérêt légitimeVos données de navigation sur notre site internet sont conservées pour une durée maximale de 13 mois.

Dans le cadre de ses activités d’insertion et d’aide par le travail, l’Afeji Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

FinalitésDonnées personnelles collectéesBases légales du traitementDurées de conservation
- Gérer le recrutement des candidats et vous recontacter en cas d’offre correspondant à votre profil
- Créer et suivre le dossier d’inscription
- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Internet
- Données sensibles
Exécution de mesures précontractuellesConservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation.
- Constituer une CVthèque pour recontacter les candidats en cas d’offre correspondant à leur profil- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
Intérêt légitimeConservation 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat
- Conclure et exécuter le contrat de travail avec le salarié
- Conclure et exécuter les Conventions d’engagement réciproques avec le salarié
- Créer et suivre le dossier d’inscription
- Gérer et suivre les salariés (établissement des payes, suivi des absences et congés, mutuelle, notes de frais)
- Exécution des déclarations sociales et obligations juridiques et fiscales, telles que la gestion du prélèvement à la source ou la déclaration des heures à l’ASP
- Gestion et suivi de la formation professionnelle des salariés
- Mise en place de rendez-vous d’accompagnement, d’ateliers collectifs et études des freins à l’insertion professionnelle
- Suivi des demandes d’agréments PASS IAE et liens avec Pôle Emploi et les prescripteurs IAE
- Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière
- Suivre notre relation contractuelle
- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Internet
- Données sensibles
Exécution d’un contratConservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation.
- Gérer votre participation à des enquêtes de satisfaction pour prendre en compte votre avis et vos suggestions- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
Intérêt légitimeConservation 3 ans à compter de l’enquête
- Adresser des communications d’informations aux salariés et proposer nos services s’ils ont donné leur consentement (Newsletter, e-mailings, … etc)- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
ConsentementConservation jusqu’à votre désinscription (via le lien de désinscription).

Dans le cadre de ses diverses activités d’hébergement et d’accueil (Accueil de jour, Centre d’Accueil pour demandeurs d’asile, Centres d’hébergement d’urgence, CHRS, Résidences Séniors, EHPAD, MARPA, MAS, Foyers de vie et d’hébergement, Habitats Inclusifs et partagés ou encore Service de logement pour femmes victimes de violences conjugales et Maisons d’enfants), l’Afeji Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

FinalitésDonnées personnelles collectéesBases légales du traitementDurées de conservation
- Gérer et suivre les dossiers d’admission et les Commissions d’admission- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Données sensibles
Exécution de mesures précontractuellesConservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation.
- Gérer et suivre les accueils
- Conclure et exécuter les contrats de séjour ou d’hébergement
- Gérer et adapter la prise en charge à vos besoins via la réalisation d’un projet de vie ou projet personnalisé d’accompagnement notamment
- Réaliser les états des lieux lors de votre installation
- Vous accompagner dans la réalisation des formalités administratives (courriers et transmission de dossiers aux organismes)
- Réaliser un accompagnement médico-social adapté à vos besoins (réinsertion professionnelle, suivi psychologique, …)
- Gérer et suivre les évènements indésirables
- Gérer et suivre vos soins médicaux (prise de rendez-vous médicaux, gestion des renouvellements de médicaments, réalisation de soins par les infirmières selon le projet de soins établi par l’usager ou son représentant)
- Gérer et adapter les repas en fonction des régimes alimentaires
- Installer et gérer un dispositif de téléassistance et de surveillance afin de garantir votre sécurité
- Echanger avec les familles et les professionnels de santé
- Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière
- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Données sensibles
Exécution d’un contrat ou Mission d’intérêt publique ou préservation des intérêts vitauxConservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation.
- Évaluer la satisfaction des usagers et prendre en compte leur avis- Identité
- Vie personnelle
Intérêt légitimeConservation 3 ans à compter de l’enquête

Dans le cadre de ses diverses activités d’accompagnement médico-éducatif, médico-psycho-pédagogique ou encore médico-social (IME, ITEP, SESSAD, Centre d’action médico-social précoce, Centre médico-psycho-pédagogique, SAVS, service d’Accompagnement parental, service d’aide à la mobilité, service enfance famille, service d’urgence sociale ou les équipes mobiles ASE), l’Afeji Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

FinalitésDonnées personnelles collectéesBases légales du traitementDurées de conservation
- Gérer et suivre les dossiers de demande de prise en charge, les dossiers d’inscriptions de vos enfants et les demandes d’admission des caisses, de la MDPH ou des assistantes sociales- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Données sensibles
Exécution de mesures précontractuellesConservation 3 ans à compter du dernier contact en cas de non prise en charge
- Conclure et exécuter le contrat de séjour et/contrat d’accompagnement
- Gérer et organiser le suivi administratif du dossier (demande de prise en charge des frais de séjour)
- Elaborer et suivre le projet personnel d’accompagnement (PPA)
- Gérer et mettre en place des rendez-vous d’accompagnement et de suivi
- Gérer et prendre en charge les demandes de signalement
- Réaliser des enquêtes de terrains auprès des familles
- Mettre en place un accompagnement thérapeutique, éducatif et pédagogique (mise en place de réunions de coordination, participation aux réunions ESS, réunion clinique et réalisation de bilans)
- Mettre en place un accompagnement psychologique (organisation et suivi des séances)
- Vous accompagner dans la réalisation des formalités administratives (courriers et transmission de dossiers aux organismes)
- Réaliser un accompagnement médico-social adapté à vos besoins
- Vous accompagner dans l’organisation et le suivi de vos soins médicaux (prise de rendez-vous médicaux, gestion des renouvellements de médicaments)
- Rédaction de rapports aux autorités judiciaires et suivi des placements
- Organiser des ateliers d’échanges et des activités
- Echanger avec les familles
- Suivre les temps de présence en classe
- Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière
- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Données sensibles
Exécution d’un contrat ou Mission d’intérêt publique ou préservation des intérêts vitauxConservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation.

Conservation le temps de l’accompagnement et 5 ans après la fin de la relation.

Dans le cadre de ses diverses activités de service de soins (Service de soins à domicile, Hôpital de jours), l’Afeji Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

FinalitésDonnées personnelles collectéesBases légales du traitementDurées de conservation
- Gérer et suivre les dossiers de demande de prise en charge, les dossiers d’admission et demandes d’admissions
- Gérer et suivre les soins médicaux et paramédicaux (ordonnances, examens, suivi des soins)
- Gérer les urgences médicales
- Faire le lien avec les professionnels de santé
- Echanger avec les familles
- Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière
- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Données sensibles
Mission d’intérêt publique ou préservation des intérêts vitauxConservation du dossier médical 20 ans à compter de la sortie de l’établissement ou de l’arrêt des soins.

Dans le cadre de ses autres activités de service (Service de répit des aidants ou encore la crèche multi-accueil), l’Afeji Hauts-de-France utilise notamment les données personnelles comme suit :

FinalitésDonnées personnelles collectéesBases légales du traitementDurées de conservation
- Gérer les demandes d’admission et dossiers d’inscription- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Internet
- Données sensibles
Exécution de mesures précontractuellesConservation 3 ans à compter du dernier contact en cas de non prise en charge
- Conclusion et exécution du contrat de mandat et du contrat de prise en charge
- Prendre en charge la garde de votre enfant et mettre en place des activités adaptées
- Gérer le recrutement des relayeurs
- Suivi de l’exécution des contrats de travail des relayeurs (établissement des bulletins de paye)
- Exécution de vos déclarations sociales et obligations juridiques et fiscales, telles que la gestion du prélèvement à la source
- Conclusion et exécution de toute autre mission que vous nous auriez confié contractuellement
- Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière
- Identité
- Vie personnelle
- Vie professionnelle
- Informations économiques
- Internet
- Données sensibles
Exécution d’un contratConservation le temps de la relation contractuelle et 5 ans après la fin de la relation.

5. Partageons-nous vos données personnelles ?

Les données strictement nécessaires à la réalisation de notre mission sont transmises aux services internes des établissements de l’Afeji Hauts-de-France.

Nous pouvons également être amenés, pour certaines finalités de traitement, à partager vos données à nos prestataires auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom, notamment :

  • Éditeurs des logiciels du Dossier de l’Usager Informatisé (DUI)
    • Socianova (Logiciel OGIRYS)
    • Teranga Software (Logiciel NETSoins)
    • Informatique Service 34 (Logiciel Geckos)
    • Solware (Logiciel Easy Suite)
  • Hébergeur du site internet

Cependant, ce partage de données n’est réalisé qu’après avoir obtenu votre consentement, ou que cela est nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous. En outre, ne leur sont communiqués que les informations dont ils ont besoin pour la réalisation du service. Il leur est également demandé de ne pas utiliser les données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos données.

Enfin, vos données peuvent aussi être transmises aux autorités légales ou réglementaires, afin de respecter nos obligations légales.

Dans ces deux derniers cas, tout comme les prestataires, seules les données nécessaires sont fournies. Et nous mettons tout en œuvre pour conserver leur confidentialité et leur sécurité.

Nous ne vendons pas vos données.

6. Vos données sont-elles envoyées vers des pays tiers ?

L’Afeji Hauts-de-France s’efforce de conserver les données personnelles en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE). Toutefois, il est possible que les données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre plateforme ou dans le cadre de nos services soient transférés dans d’autres pays, par exemple si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Union Européenne.

En cas de transfert de ce type, nous garantissons que le transfert est effectué :

  • Soit vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les réglementations européennes exigent ;
  • Soit qu’il est encadré par des clauses contractuelles types ;
  • Soit qu’il est encadré par des règles internes d’entreprise.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous détenons ces données, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales (cf. article 4)

Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

  • Les besoins des activités de l’Afeji Hauts-de-France
  • Les exigences contractuelles
  • Les obligations légales
  • Les recommandations des autorités de contrôle

8. Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?

L’Afeji Hauts-de-France s’engage à protéger les données personnelles que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre une perte, une destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.

Ainsi, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées, selon la nature des données et des risques que leur traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel.

Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux Données à caractère personnel par les collaborateurs de l’Afeji Hauts-de-France en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, la réalisation d’études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers des pratiques et procédures sur les systèmes d’information de l’Afeji Hauts-de-France, des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

9. Quels sont les cookies que nous utilisons sur notre site ?

9.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont des fichiers informatiques qui sont déposés automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur, tablette ou mobile lorsque vous naviguez sur notre Site internet. Ils sont gérés par votre navigateur internet (Internet Explorer, Firefox, Safari ou encore Google Chrome).

9.2. Des cookies sont-ils déposés lorsque vous naviguez sur le Site Internet de l’Afeji Hauts-de-France

Lors de votre première visite sur le Site internet de l’AFEJI Hauts-de-France, un bandeau vous informe de la présence de ces cookies et vous invite à indiquer votre choix. Les cookies nécessitant votre consentement conformément à la règlementation ne sont déposés que si vous les acceptez. Vous pouvez à tout moment vous informer et paramétrer vos cookies pour les accepter ou les refuser en vous rendant sur la Politique des cookies présente en bas de chaque page du Site ou en configurant votre navigateur.

9.3. Quels sont les données collectées à travers les cookies ?

Peuvent être collectées, via les cookies toutes les données qui se rapportent à un terminal à un instant donné notamment :

  • Un ou plusieurs identifiant(s) technique(s) permettant d’identifier votre box internet ;
  • La date, l’heure et la durée de connexion d’un terminal à un Site internet ;
  • L’adresse Internet de la page de provenance du terminal accédant au Site internet ;
  • Le type de système d’exploitation du terminal (ex : Windows, MacOs, Linux, Unix, etc.) ;
  • Le type et la version du logiciel de navigation utilisé par le terminal (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, Opera, etc.) ;
  • La marque et le modèle du terminal mobile ou tablette ;
  • Les possibles erreurs de téléchargement ;
  • La langue d’utilisation du logiciel de navigation utilisé par le terminal ;
  • Les caractéristiques des contenus consultés et partagés (nom de l’exposition, du Site internet).

10. Quels sont vos droits ?

Sur les données à caractère personnel que nous collectons/traitons, vous pouvez exercer les droits suivants :

  • Un droit d’accès(article 15 du RGPD) : vous avez le droit de demander l’accès aux données personnelles que nous détenons vous concernant, et vous pouvez en demander une copie (en savoir plus) ;
  • Un droit de rectification: vous pouvez demander une rectification de toute donnée inexacte vous concernant ;
  • Un droit de suppression (article 17 du RGPD) : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances (en savoir plus) ;
  • Un droit à la portabilité (article 20 du RGPD): dans certaines conditions vous pouvez recevoir toutes les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré. Vous avez aussi le droit d’exiger que nous les transmettions, dans la mesure du possible, à un autre contrôleur (en savoir plus) ;
  • Un droit de s’opposer au traitement en invoquant des intérêts légitimes (article 21 du RGPD – en savoir plus) ;
  • Un droit de retirer son consentementà tout moment (article 7-3 du RGPD – en savoir plus) ;
  • Un droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) : vous avez le droit d’apporter des restrictions au traitement de vos données si :
    • Vous contestez l’exactitude de vos données, jusqu’à ce que nous vérifiions leur exactitude ;
    • Le traitement est illégal mais vous ne souhaitez pas que nous supprimions vos données ;
    • Nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins du traitement mais vous avez besoin de ses données afin d’intenter, de faire valoir ou de vous défendre contre des demandes en justice ;
    • Vous êtes opposés au traitement en vous fondant sur des motifs liés en attendant de vérifier si nos motifs légitimes et impérieux pour poursuivre le traitement priment sur ces intérêts ;

Si ces données personnelles sont soumises à des limitations de ce type, nous ne traiterons vos données qu’avec votre consentement, ou en vue d’intenter, de faire valoir ou de nous défendre contre des demandes en justice (en savoir plus) ;

  • Un droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné (Loi pour une République Numérique – en savoir plus).

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits sur simple demande auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’AFEJI Hauts-de-France, à l’adresse suivante : dpo@afeji.org

Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le traitement de données personnelles concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande. En outre, en cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité pourra vous être demandé.

Si vous estimez, après avoir nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

11. Comment nous contacter ?

Vous pouvez nous contacter à l’adresse postale suivante : Afeji Hauts-de-France, 199 rue Colbert, CS 59029, 59043 LILLE Cedex ou par mail, à l’adresse suivante dpo@afeji.org

12. Mise à jour de la présente Politique

La présente politique peut régulièrement être mise à jour afin de tenir compte des évolutions de la réglementation relative aux données personnelles.

 

Date de dernière mise à jour, le 06/09/2022.

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